So viel Projektmanagement wie nötig.
So wenig wie möglich.
Ein neues Hochschulprojekt startet. Das Ziel ist beschrieben, die Förderung steht, Menschen sind eingestellt oder mit Aufgaben betraut. Und jetzt muss aus Antrag, Konzept oder Strategie tatsächliche Zusammenarbeit werden – Alltag. Und damit entstehen oft diffuse Probleme, zunächst nicht wirklich kritisch, aber auf Dauer anstrengender, riskanter und zerstörerischer, als es den Menschen im Projekt guttut.
Wer entscheidet was?
Wer koordiniert?
Wer liefert was bis wann? Und was passiert, wenn nicht?
Wie verhält sich das Projekt zur Linie?
Wer muss einbezogen werden?
Welche Abstimmungen & Meetings brauchen wir wirklich?
Was könnte KI für uns tun?
Und wie verhindern wir, dass das Projektteam mehr Zeit mit der Organisation der Arbeit verbringt als mit der Arbeit selbst?
Ich unterstütze Hochschulprojekte beim Start und begleite Projektleitungen und Koordination im laufenden Projekt.
Pragmatisch, hochschulerfahren und mit einem besonderen Blick auf Governance.
Projekte brauchen nicht möglichst viel und auch nicht „richtiges“ Projektmanagement.
Sie brauchen ein passendes Design und eine passende Auswahl von Tools und Interventionen, wenn Intuition an ihre Grenzen stößt oder zu Fehlern führt.
Ich arbeite deshalb zunächst intuitiv, pragmatisch und minimal: einfache Absprachen, klare Verantwortlichkeiten, kurze Wege. Was funktioniert, muss nicht durch ein zusätzliches Verfahren ersetzt werden.
Aber Projekte verändern sich.
Neue Beteiligte kommen hinzu. Zuständigkeiten werden unklar. Eine Entscheidung bleibt liegen. Teilprojekte laufen auseinander. Der Zeitplan gerät unter Druck. Ein Konflikt wird sichtbar.
Dann braucht es mehr Struktur.
Meine Aufgabe ist es, mit Ihnen zu erkennen, wann welche Form von Projektmanagement hilfreich wird – und sie genau dann einzusetzen.
3 Möglichkeiten zur Zusammenarbeit
Projektstart
In einem kompakten Startworkshop schauen wir gemeinsam auf:
- Auftrag und tatsächliches Ziel
- Rollen und Verantwortlichkeiten
- Ressourcen und verfügbare Arbeitszeit
- Stakeholder und Schnittstellen
- Entscheidungswege und Governance
- Zusammenarbeit und Kommunikation
- Termine, Abhängigkeiten und kritische Punkte
- sinnvolle Tools und Dokumentation
- mögliche Einsatzfelder für KI
Dafür kann unter anderem meine Canvas für Hochschulprojekte eingesetzt werden.
Ergebnis: Das Projektteam weiß, wie es gemeinsam arbeitsfähig wird.
Mentoring
Externe Begleitung im laufenden Projekt
Ich begleite Projektleitungen und Projektkoordination über mehrere Monate als externe Sparringspartnerin.
Zum Beispiel mit einem monatlichen Termin und der Möglichkeit, bei akuten Fragen unkompliziert Rücksprache zu halten.
Wir schauen gemeinsam:
Was läuft gut? Wo entsteht Reibung? Welche Entscheidung wird gerade nicht getroffen? Wo fehlen Informationen? Welche Beteiligten müssen eingebunden werden? Brauchen wir mehr Struktur und Tools oder gerade weniger, oder müssen wir anpassen?
So entsteht eine mitlaufende Reflexion und Optimierung, ohne aus dem Projekt ein Projektmanagementprojekt zu machen.
Interventionen
Wenn es kompliziert wird
Manche Schwierigkeiten lassen sich nicht mit einem weiteren Jour fixe lösen.
Wenn Zuständigkeiten unklar sind, Entscheidungen ausbleiben, Konflikte entstehen oder Zeitpläne unter Druck geraten, kann ich gezielt in das Projekt einsteigen.
Je nach Situation arbeiten wir beispielsweise an Rollen und Verantwortlichkeiten, Entscheidungswegen, Prioritäten, kritischen Abhängigkeiten, Zusammenarbeit, Konflikten oder einer Neuplanung.
Auch Interimsaufgaben habe ich in Projekten bereits übernommen.
Nicht alles muss von Anfang an systematisch organisiert werden. Aber wenn Systematik nötig wird, sollte sie verfügbar sein.
Mein besonderer Blick: Governance
Projektmanagement schaut häufig auf Aufgaben, Termine, Ressourcen und Tools. Zudem werden viele Probleme schnell als „Kommunikation“ klassifiziert (und damit quasi unlösbar :-)). Mich interessiert zusätzlich eine andere Ebene: Wer entscheidet eigentlich, und in welcher Kompetenz?
Gerade Hochschulprojekte bewegen sich selten in einer einfachen Projektorganisation. Präsidium, Fakultäten, Institute, zentrale Verwaltung, Professor, Gremien, Fördermittelgeber und Linienvorgesetzte können gleichzeitig relevant sein. Formale Verantwortung und tatsächliche Entscheidungsmacht liegen dabei nicht immer an derselben Stelle.
Deshalb frage ich unter anderem: Welche „Verfassung“ haben Sie sich gegeben?
Diese Fragen können für den Projekterfolg wichtiger sein als das perfekte Projektmanagementtool.
KI in der Projektkoordination
KI kann Projektarbeit an vielen kleinen Stellen erleichtern. Zum Beispiel beim Verdichten von Besprechungen, beim Herausarbeiten von Entscheidungen und offenen Punkten, beim Strukturieren umfangreicher Projektunterlagen, bei Statusberichten oder bei der Vorbereitung von Sitzungen.
Ich schaue mit Ihnen darauf, welche einfachen KI-Routinen tatsächlich Arbeit sparen können, ohne dafür ein eigenes Digitalisierungsprojekt aufzusetzen.
Technik und Governance gehören deshalb zusammen gedacht.
Warum mit mir?
Ich kenne Hochschulprojekte aus unterschiedlichen Perspektiven: aus Projektkoordination und Strategieprozessen, aus dem Bologna-Prozess und Projekten im Rahmen der Exzellenzstrategie sowie aus Projekten außerhalb von Hochschulen in Kultur und Wirtschaft.
Ich habe eine bundesweite Weiterbildung für Projektkoordinationen im Auftrag einer Stiftung durchgeführt und mich intensiv mit den besonderen Bedingungen und Projektarten (Forschung & Lehre, Change & Innovation, Standards & Piloten, Qualifikation & Repräsentation …) an Hochschulen befasst.
Mein Ansatz verbindet Projektmanagement, Hochschulkenntnis, Organisationsentwicklung und Governance.
Dabei bin ich keine Verfechterin einer bestimmten Projektmanagementschule. Ich möchte, dass es Menschen in der Projektarbeit gut geht und Projekte einfach funktionieren. Denn fachlich gut aufgesetzt sind sie fast immer.
Manchmal reicht dafür ein Gespräch und eine klare Entscheidung. Manchmal braucht es Canvas, Zeitplan und Zuständigkeitsmatrix. Die Kunst besteht darin, den Unterschied zu erkennen.
Startet bei Ihnen gerade ein neues Hochschulprojekt?
Gerade zu Semesterbeginn, mit neuen Förderprojekten, Strategievorhaben oder Veränderungsprozessen, lohnt es sich, früh auf die Arbeitsfähigkeit des Projekts zu schauen.
Ich kann Sie mit einem Startworkshop, als externe Projektmentorin über mehrere Monate oder punktuell bei einem Projekt unterstützen, das zusätzliche Struktur braucht.
Sie müssen noch nicht wissen, welches Format Sie brauchen.
Beschreiben Sie mir kurz das Projekt und die aktuelle Situation. Dann schauen wir gemeinsam, welche Form der Unterstützung sinnvoll ist.
Canvas
Das Canvas
Die Canvas Projektmanagement an Hochschulen ist ein Arbeitswerkzeug für Projektleitungen, Stabsstellen und Dekanate, die Projekte im Hochschulkontext professionell aufsetzen und steuern wollen.
Es bildet auf einer Seite die zentralen Felder ab, die über Projekterfolg an Hochschulen entscheiden – von der Auftragsklärung über Entscheidungswege und Stakeholder bis zur Governance-Einbettung.
Entwickelt aus der Praxis: Die Canvas entstand aus meiner Arbeit als Beraterin und Projektverantwortliche in Hochschulen – unter anderem aus einem Weiterbildungsprogramm für 40 Projektmanagerinnen und Projektmanager im Auftrag der Stiftung Innovation in der Hochschullehre.
Für wen
- → Projektleitungen in Drittmittelprojekten und Verbünden
- → Stabsstellen und Wissenschaftsmanagement
- → Dekanate und Fakultätsleitungen
- → Hochschulen, die Projektmanagement intern professionalisieren wollen
Einsatzmöglichkeiten
Einzeln oder im Set bestellbar. Gedruckt im Großformat, 9 beschreibbare Poster, direkt einsetzbar in Teamklausuren, Kick-offs oder Projektreviews.
Halbtägiger Remote-Workshop zur Einführung und gemeinsamen Arbeit am Canvas. Für Teams oder Kohorten.
Individuelle Begleitung bei der Anwendung auf ein konkretes Projekt – von der Auftragsklärung bis zur Governance-Einbettung.
Auch verfügbar: Canvas Leadership an Hochschulen
Die zweite Canvas der Reihe – für Führungskräfte, die in der Spannung zwischen Wissenschaftslogik, Verwaltung und politischem Druck führen müssen. Verfügbar ab Frühjahr 2026.
Interesse?
Schreiben Sie eine kurze Mail an kontakt [at] mareikemenne.de – ich melde mich innerhalb von zwei Tagen.
